Istu alas ja avaa ovi
Kokonaisvaltainen kulunhallintajärjestelmä helpotti Charter919 -henkilökuljetusyrityksen ovien avaamista ja kulunvalvontaa tilassa, jossa ihmiset ja autot liikkuvat yötä päivää ovista sisään ja ulos.
Vesa Järviö heräsi keskellä yötä puhelimen soittoääneen. Yksi kuljettajista soitti ja kertoi unohtaneensa avaimensa kotiin. Auto piti kuitenkin saada lukkojen takaa liikkeelle. Asiakas odotti jo. Vesan ei auttanut muu kuin nousta sängystä ylös avaamaan kuljettajalle ovea.
Vesa on tilaus- ja edustusajoihin erikoistuneen Charter919- henkilökuljetusyrityksen toimitusjohtaja. Yritysidea syntyi kymmenen vuotta sitten. Vesa oli taksikuski, joka halusi perinteisen taksitoiminnan sijasta tarjota asiakkaan tarpeiden mukaan räätälöityjä henkilökuljetuspalveluita.
Tarjonnalle löytyi kysyntää, ja vuosien varrella Charter919 kuljettajien määrä kasvoi yhdestä viiteentoista. Tällä hetkellä kymmenen autoa kuljettaa muun muassa yritysjohtajia ja risteilyaluksien työntekijöitä. Charter919 ei tarjoa vain edustusautoja, vaan myös muita erikoispalveluita.
”Jos merimiehellä tulee reikä hampaaseen, me viemme hänet hammaslääkäriin. Ja jos risteilylaivan kokki tarvitsee erikoisempia ruokatarvikkeita, me lähdemme hänen kanssaan kauppaan. Autamme löytämään tien perille ja toimimme tarvittaessa tulkkina”, Vesa kertoo.
Toiveena paremmat välineet riskienhallintaan
Chatrer919:n hallissa huolletaan autoja, keitetään kahvia ja hallinnoidaan yrityksen asioita. Toimistossa Vesa ylläpitää kuljetusten varausjärjestelmää ja vastaa asiakkaiden puheluihin. Mutta hänellä ei ole mahdollisuutta vahtia hallia kellon ympäri.
Jokaisen vuorokauden aikaan hallissa kuitenkin on liikettä. Autoja, työntekijöitä, alivuokralaisia ja yhteistyökumppaneita kulkee yötä päivää ovista sisään ja ulos.
”Joskus on ollut tilanteita, että on jälkikäteen pitänyt selvittää, kuka on ollut meidän tiloissamme”, Vesa kertoo, ”Esimerkiksi kerran joku oli jättänyt painepesuriin paineet päälle. Se voi aiheuttaa ongelman myöhemmin, jos letkut räjähtävät.”
Vesa halusi kulunvalvontajärjestelmän, josta hän näkisi, ketkä hallissa ovat käyneet. Sen lisäksi hän toivoi, että avaimien vaihtaminen olisi helpompaa.
Aiemmin Charter919 oli käytössä perinteinen avainlukko. Jos avain katosi, sai sen otettua pois käytöstä ilman lukkojen vaihtoa, mutta se olisi voinut käydä helpomminkin. ”Avaimen vaihtaminen oli vaikeaa ja kallista. Uuden avaimen teettäminen maksoi 150 euroa”, Vesa sanoo.
Pieni yritys saa harvoin laadukasta palvelua
Vesa päätti, että hän etsii yritykselle uuden kulunhallintajärjestelmän. Hän lähetti tarjouspyynnön viidelle yritykselle, mutta sopivaa tarjousta ei tuntunut löytyvän.
”Meillä oli vähän huonoja kokemuksia palvelun hankintaprosessista. Monet eivät olleet kiinnostuneet näin pienestä yrityksestä tai hinnat olivat älyttömiä. Teimme aika paljon töitä sopivan palvelun löytämiseksi”, Vesa kertoo.
Huonojen kokemusten jälkeen ilo olikin sitä suurempi, kun sopiva palvelu vihdoin löytyi. Vesa lähetti tarjouspyynnön IDcontrolin Digiovi-palvelusta ja sai ystävällisen vastauksen kahdessa päivässä.
”Tarjous oli hyvä ja hinta kohtuullinen. Palvelu tuntui liian hyvältä ollakseen totta”, Vesa toteaa.
Niin Charter919 otti käyttöön kokonaisvaltaisen Digiovi- kulunhallintajärjestelmän. Ulko-ovesta pääsee nyt sisään kulkutunnisteen avulla. Kulunhallintajärjestelmästä Vesa voi seurata, kuka hallissa on käynyt. Sokerina pohjalla hän pystyy nyt avaamaan oven etänä.
Ovi auki toiselta puolelta maapalloa
Muutama kuukausi sitten Vesa oli Dominikaanisessa tasavallassa lomalla. Yrittäjänä työ jää kuitenkin harvoin kokonaan tauolle. ”Minulle loma tarkoittaa sitä, että siirrän toimistoni toisiin maisemiin”, Vesa naurahtaa.
Paratiisimaisemissa sähköposteihin vastaaminen ei tuntunut missään. Vesa oli juuri vastaamassa muutamaan viestiin, kun hän sai alivuokralaiselta viestin ”Oletko hallilla? Pitäisi päästä sisään”.
”Olen 7000 kilometrin päässä. Mutta jos olet ovella, voin avata oven koneelta!” Vesa vastasi. Näin oven avaaminen kävi kätevästi myös toiselta puolelta maapalloa.
Suomessakin Vesa avaa ovea etänä työntekijöille, jotka ovat unohtaneet kulkutunnisteen kotiin. ”Etäavaus on tosi hyvä juttu. Digiovi mahdollistaa sen, että liikkuminen hallissa on vaivatonta”, Vesa kuvailee.
Vesa kiittelee sitä, että avaimen vaihtaminen on nyt helpompaa ja edullisempaa kuin ennen. Vanhan kulkutunnisteen voi poistaa heti käytöstä, ja uuden voi aktivoida käyttöön siinä samalla. Avaimen vaihtokustannukset ovat huomattavasti pienemmät kuin ennen, sillä nyt uusi kulkutunniste maksaa vain pari euroa.
”Avaimen katoamisen riski on sitä suurempi, mitä enemmän ihmisiä organisaatiossa on. Mutta jos joku on hävittänyt kulkutunnisteen, sillä ei ole mitään väliä”, Vesa toteaa.
Samalla palvelu on helpottanut tilanhallintaa. Kun hallista kerran katosi hieman arvokkaampi työkalu, Vesa tarkasti kulunhallintajärjestelmästä, kuka hallissa oli käynyt. Selvisi, että työkalu oli vain lainassa, ja lainaaja pahoitteli, että unohti kertoa asiasta Vesalle.
”Ihan loistava palvelu. Nyt olemme reilun vuoden heidän kanssaan avanneet ovia, ja kaikki on pitänyt kutinsa, mitä heidän kanssaan on sovittu. Olemme palveluun hyvin tyytyväisiä”, Vesa kehuu.
